Grupos y documentos en el Cloud
Cómo crear un grupo de trabajo en el Cloud de EducaMadrid y compartir un documento con todos sus miembros de una vez, en lugar de ir añadiendo personas de una en una.
Dos requisitos antes de empezar
1. El Coordinador TIC tiene que haberte activado el acceso al Cloud. No es un paso que puedas dar tú: según la ayuda del Cloud de EducaMadrid, hace falta esa activación previa. Si al entrar no te deja, esto es lo primero que hay que comprobar.
2. Cada persona que quieras meter en el grupo tiene que haber entrado al Cloud alguna vez. Quien no haya hecho ese primer acceso no aparecerá cuando la busques, y no podrás añadirla. Si estás montando un grupo, pide antes a todos que entren una vez.
Crear el grupo
Ocho pasos. Los nombres entre recuadros son los que verás en pantalla.
Entra en tu cuenta de EducaMadrid.
Entra en Cloud.
Pulsa Acceder.
Teclea tu usuario y contraseña de EducaMadrid.
Pincha sobre tu usuario y selecciona Ajustes.
Ve a Grupos personalizados.
Escribe el nombre del grupo y pulsa Crear.
Cuanto más sencillo sea el nombre, mejor: después tendrás que teclearlo exactamente igual para encontrarlo.
Pincha sobre el grupo que acabas de crear y añade a los usuarios que quieras que formen parte de él. Cuando el usuario aparezca, asígnalo; al pincharlo ya figura como miembro del grupo.
Si un usuario no aparece, son siempre una de estas dos cosas: o el nombre no está escrito exactamente igual, o esa persona no ha entrado nunca en el Cloud. Hasta que haga ese primer acceso, no se la puede encontrar.
Compartir un documento
Tres pasos más, una vez tienes el grupo. También sirve sin grupo, persona a persona.
Abre la opción de compartir del documento que quieras compartir.
Busca el grupo escribiendo su nombre exacto.
Si no has creado ningún grupo, aquí también puedes añadir usuarios directamente, buscándolos de uno en uno.
Marca si quieres permitir editar.
En un documento de texto o una hoja de cálculo, si permites editar, todas las personas con las que lo has compartido pueden escribir sobre ese mismo documento.
Compartir con el grupo tiene una ventaja sobre hacerlo persona a persona: cuando el grupo cambia, no hay que volver a compartir el documento con cada uno.
Si algo no funciona
Los tres tropiezos habituales.
No puedo entrar en el Cloud
Probablemente no tengas el acceso activado. Lo activa el Coordinador TIC del centro; pídeselo a través de la página de contacto.
No encuentro a una persona
Comprueba que escribes su nombre de usuario exacto y que ha entrado al Cloud al menos una vez. Esas dos condiciones explican casi todos los casos.
Las pantallas no son como en el tutorial
El tutorial es de 2020. Los nombres de los menús pueden haber cambiado: busca la opción equivalente dentro de Ajustes y, si no la ves, pregunta en el centro.
El tutorial con capturas
El documento en el que se basan estos pasos, con las pantallas una a una.
Los once pasos están tomados del tutorial de la Mediateca de EducaMadrid enlazado arriba, publicado en noviembre de 2020. El requisito de activación previa del acceso al Cloud procede de la ayuda del propio servicio. Las capturas del tutorial corresponden a la interfaz de 2020, así que lo que veas puede no ser idéntico: si una opción no aparece donde se indica, pregunta en el centro.