Muchas de las funciones de los centros educativos exigen el tratamiento de datos personales tanto de los alumnos como de padres, madres, tutores/as y/o maestros/as. Se manejan datos personales desde el momento de la solicitud de plaza en el centro, la fase de matrícula, la gestión de expedientes académicos, de becas o de ayudas, hasta los servicios de comedor, entre otras, inherentes al funcionamiento del sistema educativo; así como para la puesta en marcha y desarrollo de actividades complementarias y extraescolares.
Los centros educativos, en la tarea de hacer efectivo el derecho fundamental a la educación que constituye nuestra razón de ser, también deben observar el derecho fundamental a la protección de los datos de carácter personal siguiendo las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aplicado desde el 25 de mayo de 2018.
Al ser un Centro Educativo Público, el responsable del tratamiento de los datos es la Administración pública correspondiente: la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid.
ASPECTOS IMPORTANTES
1.- El Equipo Directivo, Maestros, Personal administrativo y auxiliar de los centros educativos en el ejercicio de sus funciones y tareas necesitan tratar datos de carácter personal de los alumnos y de sus familiares, lo que se realizará con la debida diligencia y respeto a su privacidad e intimidad, teniendo presente el interés y la protección de los menores. Los centros docentes están legitimados por las leyes educativas vigentes para el tratamiento de los datos en el ejercicio de la función educativa. También están legitimados para el desarrollo y ejecución de la relación jurídica que se produce con la matriculación del alumno en un centro, así como por el consentimiento de los interesados, o de sus padres o tutores si son menores de 14 años.
2.- Las Administraciones y los centros educativos son los responsables del tratamiento de los datos y deben informar sobre sus principios básicos y cómo hacerlo correctamente a aquellos que se relacionan con ellos (entidades locales, empresas de actividades extraescolares,…).
3.- Por regla general, los centros educativos no necesitan el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, que estará justificado en el ejercicio de la función educativa y en la relación ocasionada con las matrículas de los alumnos. No obstante, se informa de:
- La existencia de un fichero o tratamiento de datos personales protegido con las medidas de seguridad adecuadas.
- La finalidad para la que se recaban los datos y su licitud (por ejemplo, para difundir y dar a conocer las actividades del centro,…).
- La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos (por ejemplo, autorizaciones para la recogida de alumnos,…)
- Solicitud firmado anualmente para el uso educativo e la imagen/voz de cada alumno.
- Los destinatarios de los datos (por ejemplo, Consejería de Educación, Ayuntamiento,…)
- Los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos (preguntando al Equipo Directivo del Centro)
- La identidad del responsable del tratamiento: la Administración educativa o el centro.
4.- Cuando sea preciso obtener el consentimiento de los alumnos o de su familia o tutores para la utilización de sus datos personales por tratarse de finalidades distintas a la función educativa en el Colegio, se informará con claridad de cada una de ellas, permitiendo a los interesados oponerse a aquellas que así lo consideren.
No se pueden recoger ni tratar más datos personales que los estrictamente necesarios para la finalidad perseguida en cada caso (como la educación y orientación de los alumnos o el cumplimiento de relaciones jurídicas o, en su caso, la divulgación y difusión de los centros y de sus actividades). Es decir, deben responder a una finalidad legítima, no se pueden recabar de manera fraudulenta y su utilización debe ser conocida por los titulares.
Los datos deberán ser exactos y estar actualizados. Se deberán suprimir o actualizar los datos que no son correctos. Para mantener los datos actualizados se requiere la colaboración de los titulares de dichos datos.
5.- Las TIC son herramientas fundamentales para la gestión y el aprendizaje de los alumnos. Las Administraciones educativas y los centros deben dar a conocer las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso de éstas antes de utilizarlas, debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen. En este Centro utilizamos las siguientes herramientas TIC:
- Plataforma RAICES
- Plataforma GUAY
- Plataforma ACCEDE
- Plataforma EducaMadrid
- Plataformas de las Editoriales de los libros de texto
6.- Las comunicaciones entre profesores y familias de alumnos deben llevarse a cabo, preferentemente, a través de los medios puestos a disposición de ambos por el Centro Educativo (mirar el Plan de comunicación del centro)
7.- El uso de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp) entre maestros y familias o entre maestros y alumnos no se permite.
Tampoco se recomienda el uso de mensajería instantánea entre alumnos, ni su acceso a redes sociales, ni la posesión de teléfonos móviles debido a que todos nuestros alumnos son menores de 14 años. El Colegio no es responsable de la información que se difunda y circule en los grupos de WhatsApp de familias o de alumnos.
8.- Cuando el colegio organice y celebre actividades (fiestas de Carnaval, San Antonio,…) a los que asistan los familiares de los alumnos, se da por supuesto que la posibilidad de grabar imágenes es exclusivamente para su uso personal y doméstico (actividades privadas, familiares y de amistad). Dichas imágenes jamás han de circular por las redes sociales, siendo responsable de ello quien las difunda.
9.- Para facilitar la circulación de los alumnos/as en el Centro, en las aulas habrá carteles con los nombres y apellidos de los alumnos o maestros. De la misma forma, para la mayor seguridad de los menores del Colegio, en un lugar visible cerca de la mesa del profesor se encuentra el listado de alumnos alérgicos, con intolerancias o enfermedades,… Así, en caso de tener que sustituir a un profesor y producirse una emergencia, todos los profesionales tendrían la información accesible. Si una familia acude a una reunión, actividad,.. etc. y visualiza cualquier tipo de información de carácter personal, no podrá hacer uso de ella ni difundirla. El mismo criterio se aplica a los responsables de actividades extraescolares y complementarias, AMPA, trabajadores de mantenimiento, etc.
10.- Si se produjese una conducta contraria a la convivencia entre varios alumnos del colegio y se tuviera que comunicar a su familia, se referirá exclusivamente al comportamiento de su hijo/a sin mencionar los nombres de los otros menores: a cada familia le ha de importar exclusivamente el comportamiento de su hijo/a independientemente de lo que hagan los demás.
11.- A las reuniones de tutoría con los maestros acudirán madre/padre/tutores del alumno/a. No se celebrarán reuniones con abuelos/as, parejas actuales de padre o de la madre, hermanos mayores, etc. Desde el Centro se dará la información exclusivamente a los padres/madres o tutores legales del alumno/a.
12.- No está permitido emitir ningún tipo de informe por parte del Colegio a ningún organismo privado, abogados, etc., salvo por Orden Judicial. En cualquier caso, si alguna familia desea solicitar algún escrito, es mejor consultarlo con el Equipo Directivo.
13.- En los centros educativos se recaba, en muchos casos, datos de salud relacionados con las lesiones o enfermedades que pudieran sufrir los alumnos durante su estancia en el centro. También datos de los alumnos para el ejercicio de la función educativa: discapacidades físicas o psíquicas, o dificultades como síndrome TDAH, Dislexia,…
También son datos de salud los contenidos en los informes psicopedagógicos de los alumnos. No tiene la consideración de categoría especial de datos o datos sensibles el que un alumno curse la asignatura de religión, ya que el mero hecho de cursar la misma no implica revelación de su confesión religiosa.
Para prestar el servicio de comedor también es necesario recabar datos de salud que permitan conocer los alumnos que son celiacos, diabéticos o que padecen alergias/intolerancias alimentarias.
Las familias han de traer a la Secretaría del colegio toda la documentación referente a los datos que se han mencionado: nunca se meterán en la mochila de los menores ni se entregarán a los profesores. La información de datos de salud será custodiada en Secretaría y sólo se difundirá a los profesionales que necesiten conocerla por la seguridad y el bien del menor.
14.- Cada persona es titular de sus respectivos datos de carácter personal. Por ello, en el caso de personas separadas/divorciadas cada progenitor podrá cumplimentar el documento de autorización a terceros para la recogida de los alumnos; siendo el progenitor responsable de la información que aporta al Colegio.
16.- Desde el Colegio se produce una cesión de datos cuando se transfieren los datos de los alumnos de un centro a otro con motivo de un cambio de matrícula o se comunican a Servicios Sociales o Sanitarios, Jueces, Tribunales, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad.
17.- Las empresas que sean contratadas por el centro o la Administración educativa para prestar los servicios de comedor, tienen la consideración de encargados del tratamiento de datos personales.
18.- El consentimiento para tratar datos personales se puede revocar en cualquier momento, pero la revocación no surtirá efectos retroactivos y se tiene que informar de ello a los interesados. Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, corresponde al responsable del tratamiento la prueba de su existencia.
19.- Todas las personas que tengan acceso a datos de carácter personal están obligadas a guardar secreto sobre los mismos. Este deber de secreto es esencial para garantizar el derecho fundamental a la protección de datos y es de obligado cumplimiento para todas las personas que presten sus servicios en los centros y Administraciones educativas (docentes, personal administrativo o de servicios auxiliares), en relación con los datos de carácter personal a los que accedan. Además, el deber de secreto subsiste incluso una vez finaliza la relación con el responsable o con el encargado de tratamiento.
20.- Como regla general, los datos se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para las finalidades para las que se recabaron y para hacer frente a las responsabilidades que se pudieran derivar de su tratamiento, de manera que cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para dicha finalidad deberá producirse la cancelación de los mismos. Los datos incluidos en los procesos de admisión serán cancelados una vez finalizados los procedimientos administrativos y judiciales de reclamación. Los exámenes de los alumnos no deberían mantenerse más allá de la finalización del periodo de reclamaciones; los listados, justificantes de asistencia,…etc. se destruirán al finalizar cada curso escolar.